Strategie: come comunicare efficacemente in riunione

Strategie: come comunicare efficacemente in riunione

Articolo a firma di Risorsa Uomo per Leader Magazine

Comunicare è la base dell’esperienza umana, il mezzo attraverso il quale costruiamo le nostre relazioni e le organizzazioni funzionano o meno. Sosteneva Bergson che “La comunicazione avviene quando, oltre al messaggio, passa anche un supplemento di anima”. Infatti, comunicare non si riduce al semplice trasferimento di un messaggio, ma comprende tutta una sfera emotiva, una condivisione emozionale, un contesto fitto e denso di intrecci e percezioni che la elevano a qualcosa di immensamente più sofisticato.

Quando si comunica, oltre al messaggio che vogliamo trasmettere, contribuiamo a costruire nella mente di chi ci ascolta un’immagine di noi stessi. Immagine che, purtroppo, spesso non coincide con ciò che vorremmo trasferire e che prende forma in base al nostro modo di parlare, agli indumenti che indossiamo, a come adoperiamo il nostro corpo.

È un punto fondamentale e dal quale non possiamo prescindere: quando comunichiamo, determiniamo la percezione che l’altro ha di noi. La creiamo istantaneamente. E spesso quell’imprinting, quella prima percezione, determina tutto il rapporto – comunicativo ma anche relazionale – che avremo con quell’interlocutore. E le percezioni hanno spesso il brutto vizio di resistere al tempo.

 

Quando siamo efficaci

È indubbio che la nostra comunicazione sia tanto più efficace quanto più parliamo di qualcosa che ci appassiona. Se interpellati circa un argomento che ci fa vibrare nel profondo, che tocca alcune delle nostre corde più recondite, il nostro modo di comunicare cambia, diviene più intenso. Se da un lato è quindi importante lavorare sul recupero e sulla capacità di far emergere le nostre passioni, in un movimento ideale che dall’interno si sposti verso l’esterno, non si può pretendere che la comunicazione verta solo ed esclusivamente su ciò che ci aggrada. È fondamentale lavorare per diventare efficaci e coinvolgenti anche quando si tratta un argomento che non rientra prettamente nella sfera delle nostre passioni.

 

La riunione

Questi concetti assumono un rilievo ancora maggiore quando applicati alla realtà aziendale, dove le riunioni sono un momento rilevante del flusso di lavoro quotidiano. Una comunicazione ben organizzata determina se una riunione sarà di successo o meno, proficua e costruttiva. E, dettaglio non trascurabile, la capacità di comunicare efficacemente può agevolare o rallentare una carriera, può far decollare la nostra reputazione o farla rovinare pericolosamente al suolo.

In una riunione infatti il fattore “gruppo” è in grado di moltiplicare in positivo o in negativo una percezione, determinando un effetto potentissimo che, come il sasso gettato nello stagno, produce onde concentriche che si propagano potenzialmente all’infinito.

Come comunicare in modo efficace

Pochi semplici principi possono fare la differenza tra una comunicazione efficace, vincente, e un disastro annunciato. Li abbiamo raccolti in un breve decalogo, una sintetica guida pratica per costruire l’intervento perfetto.

  1. Preparati bene: non solo sui contenuti, ma anche riguardo le modalità di trasferimento degli stessi. Ne guadagnerai anche in sicurezza.
  2. Accertati di avere perfettamente chiara la struttura, i contenuti e gli obiettivi che ti prefiggi di raggiungere.
  3. Fai domande: sono uno strumento, spesso sottovalutato, di coinvolgimento molto potente.
  4. Non usare la tecnologia come una stampella: la tecnologia ci fornisce strumenti meravigliosi e di indiscussa utilità, ma non dobbiamo dipenderne. Sono strumenti che essere usati per valorizzare ulteriormente il nostro intervento, non per sostituirsi a noi.
  5. Evita la noia: creare un immaginario in cui l’interlocutore possa immergersi facilita la comprensione di ciò che vogliamo trasmettere: lo storytelling è un alleato prezioso.
  6. Less is more: dire cose in modo semplice, diretto, evitando troppi fronzoli e concentrandosi unicamente sui concetti fondamentali è la chiave di una comunicazione di successo.
  7. Preparati agli imprevisti: obiezioni, ritardi, intoppi tecnologici sono purtroppo all’ordine del giorno. Anche in questo, una corretta pianificazione permette di affrontarli nel modo più efficace possibile.
  8. La pratica conduce alla perfezione: allenati, ripeti ad alta voce. Basta davvero poco per incrementare il valore della tua performance live.
  9. L’ego da parte: i concetti semplici sono spesso quelli più efficaci. Renderli complessi per il piacere di ascoltarsi non porterà a raggiungere gli obiettivi. Ecco perché, ove sia possibile, è buona pratica eliminare la terminologia tecnica.
  10. Chiusura eccellente: chiudi il tuo intervento ricapitolando e sollecitando all’azione chi ti sta di fronte, creando un aggancio che farà sopravvivere il tuo messaggio agli attacchi del tempo.

 

Ma le slide?

Croce e delizia di qualsiasi riunione, slide e PowerPoint sono un argomento molto dibattuto. In alcuni contesti aziendali sono perfino obbligatorie, come se presentarsi in un meeting senza slide sia sinonimo di poco tempo dedicato alla preparazione. In realtà chi riesce a presentare senza slide spesso deve avere una preparazione doppia.
Ma, se proprio dobbiamo usarle, costruiamo slide evocative, con immagini che ispirano, che non costituiscano una distrazione e non siano dense di contenuti che facilmente stancano l’uditorio. Devono fungere da aggancio emotivo, da sfondo silenzioso capace di mettere in risalto chi parla.

 

Il potere del teatro

Le tecniche teatrali sono un fedele compagno di viaggio e possono aiutarci nella straordinaria scoperta di come anche il nostro corpo può essere impiegato per migliorare la nostra efficacia comunicativa. Spesso, nei training che organizziamo all’interno delle aziende, ci avvaliamo del supporto di attori professionisti, organizzando in alcuni casi veri e propri spettacoli teatrali in cui “sfidiamo” i partecipanti a mettersi in gioco in prima persona.

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