Time management: trasformare il tempo in un alleato strategico

Time management: trasformare il tempo in un alleato strategico

Articolo a firma di Alessandro Frè e Federico Ott per il numero di Leader di Agosto 2019

Lo scorso 15 maggio il nostro Paese ha raggiunto l’Overshoot Day, il giorno in cui le risorse naturali disponibili per il 2019 si sono esaurite ed è iniziato il sovrasfruttamento dell’ambiente. Ma il  parametro che si occupa delle risorse naturali non ne prende in considerazione una fondamentale: il tempo.

Rischia di sembrare un’affermazione banale, ma oggi nessuno ha più tempo per fare niente. Complice una continua complicazione della realtà, una moltitudine di attività ormai imprescindibili eppure del tutto inesistenti fino a qualche anno fa, mai come in questo momento storico all’essere umano i minuti, i secondi e le ore scivolano inarrestabili tra le dita.

Se limitiamo il focus alle organizzazioni, il tempo non solo è connesso al tema delle priorità, ma anche a una verità strategica: la gestione corretta ed efficace del tempo conduce direttamente a un risparmio di denaro, un aumento della produttività e maggiori ricavi.

Anche nelle organizzazioni la realtà si è complicata giorno dopo giorno. Pervase come sono da un senso di frenesia, di innovazione e movimento costante, ha ancora senso gestire il tempo e quindi le attività con strumenti che affondano le proprie radici in epoche ormai distanti e dai ritmi diametralmente opposti rispetto a quelli odierni – il Gantt, uno su tutti?

 

Expo: un esempio Made in Italy

Se pensiamo alla gestione del tempo non possono non tornarci in mente i giorni concitati che hanno preceduto l’avvio di Expo a Milano nel 2015. Tra ritardi, l’ironia del web e lo sguardo apprensivo del resto del mondo, la domanda che serpeggiava in quelle calde giornate di aprile era solo una: “Riusciranno a essere pronti per il giorno dell’inaugurazione?”

In pochi sanno che i problemi in Expo sono iniziati con l’avvio delle attività e proprio a causa dello strumento principe del project management: il Gantt. Era stato infatti disegnato uno schema impressionante che si sviluppava su ben 2800 righe di attività: uno strumento così dettagliato da risultare incomprensibile e inutilizzabile perfino per chi l’aveva disegnato. Cosa c’è di sbagliato in questo? Tutto, potremmo facilmente rispondere.

Uno strumento per la pianificazione dev’essere infatti facile, leggibile, intuitivo e comprensibile. Dev’essere interpretato con semplicità da chiunque e deve contenere tutti i fattori contestuali alla realtà di riferimento.

Data l’inefficacia palese di questa soluzione, si è deciso di cambiare la logica e si è scelto di riprodurre su un enorme cartellone la piantina di Expo, attraversata da righe di excel in colori diversi riportanti le varie attività, a rappresentazione delle diverse squadre, così da seguirle nel progredire dei lavori. Con il limite del paradosso di Bonini, questo strumento ha permesso di avere un immediato e visivo presidio delle attività: quando due linee si intersecavano, significava che due squadre stavano lavorando nello stesso luogo. Un modo, questo, per evitare di ripetere lo stesso lavoro due volte, ottenendo un corposo risparmio di tempo e denaro.

È anche grazie al contributo di questo strumento se Expo ha aperto in tempo nonostante il ritardo di quasi due anni e risparmiando milioni di euro.
A riprova che l’innovazione è un alleato fondamentale nella gestione efficace del tempo, strategica per introdurre nuovi strumenti, sempre più utili.

 

Una risorsa da gestire

Con un po’ di audacia che speriamo il lettore ci perdonerà, in apertura vi abbiamo suggerito di paragonare il tempo a una risorsa naturale, come l’acqua o l’aria. Ma al contrario di queste, il tempo è l’unica risorsa che non può essere gestita, ma solo usata. Non è possibile infatti immagazzinarlo o suddividerlo: l’unico potere che abbiamo sul suo inesorabile scorrere è imparare a usarlo bene. Impiegarlo nel modo sbagliato ha ricadute sulle energie e sulle performance, oltre a creare uno stato di stress e tensione che mal si accompagna alla figura di leader che le organizzazioni chiedono con sempre maggior insistenza.
Gestire correttamente il tempo inoltre ha impatti positivi anche sulla salute globale del resto dei collaboratori.

Il tempo non può essere creato, fabbricato, inscatolato e venduto in confezioni 3×2 al supermercato sotto casa. Eppure, possiede una caratteristica che non sempre siamo in grado di mettere a fuoco e che invece è fondamentale: è estremamente elastico, e può essere “allungato” per far posto a quello che dobbiamo fare.

Ecco quindi la chiave per un corretto time management: trattare le nostre priorità alla stregua di un’urgenza. Individuare le attività che dobbiamo portare a termine, senza se e senza ma, e inserirle in cima alla nostra to do list. Perché nove volte su dieci dietro la frase “Non ho tempo” si nasconde un ben più sincero “Non è una priorità”. Anche perché ammettiamolo: ogni minuto che spendiamo è una nostra scelta.

Come trascorrerlo al meglio, evitando atteggiamenti che generano stress e conducono alle derive della procrastinazione? A costo di minare la nostra autorevolezza il tema prosegue sul prossimo numero. Su questo non avevamo abbastanza tempo…

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